يجسد نظام إدارة الجودة مجموعة متزامنة من المبادئ والإجراءات التي تعتمدها المنظمات لضمان التزامها بالمعايير المتوقعة من المتعاملين والمعنيين الرئيسيين. وتعتبر ISO 9001:2015 المعيار العالمي، حيث توضح المتطلبات العامة لنظام إدارة الجودة.
لا يساعد نظام إدارة الجودة القوي المنظمات فقط في تحقيق الأهداف التشغيلية الحيوية ولكنه يوفر أيضًا دليلاً ملموسًا أصحاب المصلحة على تحقيقها.
بالإضافة إلى ذلك، فإنه يعمل على تحسين الوصول إلى الوثائق، وحماية البيانات الحساسة، وحل المشكلات على الفور لتحسين المنتجات والخدمات بشكل دائم، وتوسيع حصة السوق إلى مناطق جغرافية وقطاعات جديدة. إنه يعزز ثقافة ترتكز على الجودة، ويقدم نهجًا ثاقبًا لجميع المشاريع ويعزز الاتصالات الداخلية. وهذا يضمن تسلسل مخرجات المنتج، والتقييم الفعال لأداء الفرد والفريق، وزيادة مستوى الامتثال.
قد يمثل دمج نظام إدارة الجودة تحولًا كبيرًا للموظفين. مما يتطلب دعمًا مستمرًا من الإدارة التشغيلية والتنفيذية. ولتحقيق أقصى قدر من الفعالية، يجب أن يكون نظام إدارة الجودة قويًا وسهل الاستخدام وقابلاً للتكيف. وقد يؤدي ذلك إلى تغييرات في تفاعلات الموظفين ومسؤولياتهم، مما يتطلب إدارة مواقف الموظفين واهتماماتهم بحكمة.
يعد التنظيم الفعال أمرًا ضروريًا للتوثيق الخاضع للرقابة حيث يتضمن التسلسل الهرمي الموصى به أدلة الجودة والسياسات والإجراءات وتعليمات العمل والقوائم والنماذج. يمكن للمنظمة دمج أنواع ملفات أخرى وفقًا لتقديرها الخاص. لتنفيذ نظام إدارة الجودة بشكل فعال، يجب على المنظمة تطوير قوالب مشتركة لجميع المستندات الخاضعة للرقابة لضمان أساليب وأنماط متسقة لسهولة الاستخدام، وتقييم الإجراءات الحالية للامتثال، والنظر في المجالات خارج النطاق الأولي. يجب عليهم رسم إطار إدارة الجودة لتحديد المجالات التي تحتاج إلى تغيير، وتنظيم وثائق نظام إدارة الجودة بشكل تسلسلي باستخدام خرائط العمليات أو الوثائق والرسوم البيانية للتنظيم، وصياغة الوثائق باعتبارها الجمهور المستهدف، مع النظر في الترجمة للموظفين متعددي اللغات. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليهم إدارة المسودات الإلكترونية بشكل منهجي التعرف الصحيح والاسترجاع والمراجعة والتتبع السليم للوثائق، وتقديم الوثائق لمراجعة من خبراء الموضوع للامتثال والدقة، والحصول على مستوى الموافقة الضروري للوثائق الصادرة، وتأمين النسخ الورقية، وتدريب الموظفين على استخدامها.
من خلال الالتزام بهذه الأفضليات، يمكن للمنظمات دمج وتحسين نظام إدارة الجودة بسلاسة، مما يضمن إطارًا قويًا لتحقيق النجاح المستدام.
